Un rôle à multiples facettes
Gardiens du respect de l’application des lois et de la vie corporative de l’organisation, les cadres des services du secrétariat général et des communications assurent le soutien aux instances politiques et administratives, notamment la présidence, le conseil d'administration, le comité exécutif, le comité de parents, les conseils d’établissement et les directions d’établissement.
Ils agissent à titre d’experts dans les contrats et ententes, les assurances, la gestion des documents et de l’information et les communications.
Rôle-conseil
Les secrétaires généraux sont appelés à assister les gestionnaires dans l’élaboration de politiques et cadres de gestion, la planification stratégique, la reddition de comptes et la gestion des plaintes.
Démocratie scolaire
Les cadres des services du secrétariat général des centres de services scolaire sont habituellement responsables du processus électoral des membres du conseil du conseil d'administration, du comité exécutif et du comité de parents.
En plus d’assurer la formation des élus, ils préparent et voient au fonctionnement des séances du conseil d'administration et du comité exécutif en préparant les avis de convocation, les cahiers d’étude des dossiers, les procès-verbaux et en assurant le suivi des décisions.
Ils diffusent les décisions adoptées par les instances politiques auprès des personnes concernées. Ils supervisent également la publication des avis publics et mènent les consultations de la population.
Affaires juridiques
Les cadres des services du secrétariat général des centres de services scolaire veillent à l’application des lois, entres autres de la Loi sur l’instruction publique, de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, la loi sur les contrats des organismes publiques et de la Loi sur les élections scolaires.
Ils collaborent et élaborent les politiques et les règlements du centre de services scolaire en plus d’en assurer la publication et la conservation. Ils doivent, entre autres, s’assurer de la rigueur des décisions en procédant à des études, des analyses, des recherches juridiques ou en consultant des experts sur les questions pertinentes aux activités du centre de services scolaire.
Ils assistent également les directions d’établissement pour prévenir et régler les litiges au meilleur des intérêts du centre de services scolaire et des élèves. Lorsque nécessaire, ils voient au suivi des dossiers litigieux confiés à des procureurs externes et peuvent représenter, à l’occasion, le centre de services scolaire devant les tribunaux civils ou administratifs tels que la Commission d’accès à l’information du Québec ou la Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse du Québec.
Gestion documentaire
Les secrétaires généraux ont la garde des documents officiels suivants : registres de procès-verbaux, résolutions, politiques et règlements.
Ils assument les responsabilités de la gestion documentaire dans le respect des lois sur les archives notamment quant à l’élaboration, la mise à jour et l’application du plan de classification et du calendrier de conservation des documents du centre de service scolaire.
Gestion des cas difficiles et des plaintes
En plus de gérer les insatisfactions des parents, les secrétaires généraux peuvent agir à titre de responsables de la gestion des plaintes pour le centre de services scolaire et faire le suivi auprès du protecteur de l’élève.
Communications
Plusieurs secrétaires généraux assument également la direction des communications du centre de services scolaire.
En plus de s’occuper de la publicité et de la promotion du centre de services scolaire, ils sont chargés des relations avec les médias et de la diffusion de l’information ainsi que de la rédaction et la publication du rapport annuel.
Dans le cadre de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, ils se voient habituellement déléguer la responsabilité de traiter les demandes. Il faut savoir que la personne à qui l’on confie ce mandat l’exerce en toute indépendance et en accord avec l’esprit de cette loi.
Ils collaborent également à l’élaboration des contenus et de la mise à jour des sites Internet, intranet et du portail du centre de services scolaire et assurent une présence sur les médias sociaux.
Du côté des relations internes, en plus de leur rôle-conseil auprès des directions d’établissement et des différentes instances du centre de services scolaire, ils organisent les activités de reconnaissance et les gestes de témoignage lors d’événements spéciaux comme les salons éducatifs, les soirées des retraités et les galas d’excellence des élèves.
Support et expertise
Les secrétaires généraux jouent un rôle-conseil déterminant au sein des centres de services scolaire en apportant un support et une expertise au regard du respect de l’application des lois et règlements et politiques d'un centre de services scolaire.
Extrait de l'AQCS